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Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

C’est une copie de la réponse électronique destinée à se substituer, en cas d’anomalies ou de difficultés limitativement énumérées, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique.

Elle peut être sur support papier ou physique électronique (CD-Rom, DVD-ROM, clé USB). Les formats sont précisés dans les documents de la consultation.

Elle n’est ouverte que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

Copie de sauvegarde : quel intérêt avec la dématérialisation ?

La dématérialisation ne met pas fin à l’intérêt de la copie de sauvegarde, qui peut être transmise sur un support physique dans un format numérique, par exemple sur une clé USB, ou sur support papier.

Cette copie de sauvegarde peut être transmise par la voie postale ou remise directement dans les locaux de l’acheteur.

La copie de sauvegarde est une précaution, notamment pour les premières expériences de dématérialisation. L’arrivée de l’offre complète dématérialisée après l’heure de clôture de la consultation, même pour une minute, la rend irrecevable.

Si une difficulté survient ou que le temps nécessaire à la remise de l’offre a été mal anticipé, la copie de sauvegarde permet de rattraper ces difficultés. Si un virus est trouvé à l’ouverture du pli par l’acheteur, ce dernier devra utiliser la copie de sauvegarde… A défaut, l’offre n’est plus utilisable.

Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

Candidatures et offres électroniques peuvent être doublées d’une copie de sauvegarde. Cela peut notamment constituer une sécurité, en particulier pour les opérateurs économiques situés en zone blanche, qui doivent se déplacer pour remettre leur offre à partir d’une zone couverte par Internet.

La copie de sauvegarde doit être identifiée comme telle, pour ne servir que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite (en référence au Code civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, .PDF, .JPG, .XML…

Le certificat électronique, qui supporte la signature, est généralement installé sur une clé USB ou une carte à puce. Dans ce dernier cas, un lecteur de carte à puce est nécessaire.

Quel est l’intérêt de signer électroniquement ?

Lorsque je signe électroniquement avec un certificat, je garantis de façon très forte :

  • mon identité. Une signature électronique ne peut être copiée ou falsifiée. La remise du certificat de signature à son titulaire et son utilisation sont sécurisés ;
  • l’intégrité de mon document, c’est-à-dire qu’il ne peut être modifié une fois signé, car cette modification serait immédiatement signalée.

La signature électronique est hautement recommandée car elle permet de maintenir le caractère dématérialisé et original du contrat. Elle évite la rupture de la chaine de dématérialisation que constituerait une signature manuscrite.

Une signature manuscrite apposée dans un document imprimé, puis scanné, ne donne pas la qualité d’orignal à ce document, mais d’une simple copie. Juridiquement, une copie n’est pas dénuée de valeur. Mais, pour obtenir la même valeur et le même effet que l’original, il convient d’établir par tout moyen de preuve, la conformité de la copie à l’original.

La signature électronique apposée sur un document électronique garantit l’intégrité du document (celui-ci n’a pas pu être modifié, sans que la modification soit signalée). Une telle intégrité n’est pas garantie dans le cadre d’échanges de documents imprimés puis scannés.

Il convient en outre de s’inscrire dans le cadre de la dématérialisation de la chaine complète du marché.

Les documents de la candidature doivent-ils être signés électroniquement ?

Non. Les formulaires de candidature que sont le Document Unique de Marché Européen (DUME) ou les DC1, DC2, n’ont pas à être signés en vertu des textes de la commande publique, que ce soit de manière manuscrite ou électronique. En revanche, il faut vérifier les documents de la consultation, car l’acheteur peut avoir prévu l’obligation de les signer.

Est-il obligatoire de signer électroniquement un marché public ?

Non, pas en vertu des textes de la commande publique en vigueur. En revanche, l’acheteur peut proposer ou imposer à l’attributaire du marché de le signer électroniquement.

Les textes ne prévoyant aucune obligation de signature des documents autres que le marché final, l’acheteur devrait réserver la signature électronique à la seule offre finale (celle qui constitue le contrat) et dans la mesure où celle-ci mentionne explicitement et précisément les documents annexés à celle-ci qui s’appliqueront lors de l’exécution du contrat, il est possible de se limiter à la signature du seul acte d’engagement.

Je ne dispose pas de certificats, quel certificat de signature électronique dois-je utiliser ?

Il faut acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS. Dans la commande publique (en France) qui concentre des enjeux économiques et juridiques importants, sont autorisées :

  • soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) ;
  • soit la signature électronique qualifiée (niveau 4).

Où puis-je me procurer une signature électronique ?

Des certificats de signature électronique sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés définis. La liste publiée par l’ANSSI, pour la France, facilite la prise de connaissance des prestataires.

A titre d’exemple les prestataires de service de confiance suivants sont qualifiés eIDAS qui commercialisent des certificats utilisables dans la commande publique :

  • CertEurope
  • Certigna
  • Certinomis
  • ChamberSign France
  • Docusign France
  • Universign

Rapprochez-vous au préalable de votre service informatique qui dispose d’une vision transversale sur votre système d’information et est peut-être en train de déployer la signature voire un parapheur électronique.

Certaines fédérations professionnelles peuvent également vous renseigner.

Qu’est-ce que le DUME ?

Le document unique de marché européen (DUME ou ESPD en anglais) est une déclaration sur l’honneur harmonisée à l’échelle européenne, prévue par les directives de 2014 relatives aux marchés publics et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne permettant de candidater à un marché public.

Ce formulaire est utilisé dans les procédures de passation des marchés publics, à la fois par les acheteurs publics (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices) et les opérateurs économiques de l'Union européenne. Il permet donc de candidater à n’importe quel marché dans toute l’Union européenne avec le même document.

Le règlement d'exécution (UE) 2016/7 de la commission du 5 janvier 2016 établissant le formulaire type pour le document unique de marché européen peut sembler dense à première lecture. Cependant, le DUME n’a d’intérêt que dans une version dématérialisée que la France a implémentée et mise en service dès 2018.